software gestione protocollo corrispondenza in entrata e in uscita

Protocollo Facile

Protocollo Facile è il software ideale per la gestione dei documenti, delle e-mail, della corrispondenza, delle pratiche, dello scadenzario e di tutte le principali attività aziendali.

Clicca qui per scaricare la versione freeware del software protocollo Facile - potrai utilizzarlo senza limitazioni!

Protocollo

1. Protocollo
Protocollo Facile permette una facile ed efficiente gestione del protocollo di tutti i documenti di corrispondenza in entrata e in uscita, (lettere e raccomandate scansionate, email, PEC, fax, file scaricati da internet, fatture elettroniche, comunicazioni WhatsApp e via SMS).

Ad ogni registrazione è possibile associare uno o più file in qualunque formato (Pdf, Word, Excell, email, xml, etc...)

Il potente motore di ricerca interno permette poi di rintracciare qualsiasi documento con pochi click.

Anagrafica contatti

2. Anagrafica contatti
La scheda Anagrafica consente di avere sotto controllo tutte le informazioni utili dei propri contatti (clienti, fornitori, dipendenti, collaboratori, etc.)

Per ogni contatto inserito che sia un'azienda, un ente o un privato è possibile memorizzare tutta una serie di informazioni utili suddivise in 4 schede.

Tutti i contatti sono poi raggruppabili in liste, anche personalizzabili, per una migliore catalogazione e gestione.

I contatti memorizzati in anagrafica sono i mittenti o destinatari dei documenti protocollati e i referenti coninvolti nelle varie pratiche, gestite tramite Protocollo Facile.

Pratiche

3. Pratiche
Una pratica permette innanzitutto di contestualizzare i vari documenti protocollati in base all'attività a cui si riferiscono, come se fosse una sorta di "faldone virtuale".
Ogni cosa che comporta un scambio di documenti può essere gestito come pratica (una vendita, una consulenza, una fornitura, un contratto, un'assistenza e tantissimo altro).
Oltre a questo Protocollo Facile vi permette di tenere traccia di uno storico della stessa pratica, potendo sapere sempre chi ha fatto che cosa, allegare ulteriori documenti interni e tenere traccia delle varie scadenze.
Con la versione Plus sono inoltre possibili ulteriori funzionalità avanzate come la possibilità di definire degli stati personalizzati in cui ogni pratica può trovarsi, gestire delle check list per i tipi di pratiche standard, smistare le pratiche ai vari operatori, creare anche pratiche multilivello per le pratiche complesse e tantissime altre funzionalità.

Notifiche

4. Notifiche
E' possibile notificare un documento protocollato o un'intera pratica ad altri utenti del programma per porla alla loro attenzione.
I destinatari infatti verranno avvisati con un messaggio sul loro PC:
 
Questo permette quindi di organizzare il lavoro all'interno dell'azienda e di smistare la documentazione in ingresso a chi di competenza.
 
Poichè è possibile anche notificare un documento o una pratica a se stessi impostando una data/ora di avviso, il programma diventa anche un efficiente scadenziario.

Archivi di base

5. Archivi di base
Dalla scheda Archivi di base è possibile:
- gestire le aziende/settori
- personalizzare i tipi di corrispondenza
- personalizzare i tipi di documenti
- impostare il titolario di classificazione
- consultare o aggiornare l'archivio dei comuni titaliani
- gestire gli utenti del programma e i relativi permessi
- personalizzare stati giuridici, postalizzazioni e titoli.
 
Per ogni tipo di documento è possibile inoltre definire un modello dinamico (un file di Word preformattato).
In questo modo il programma creerà e precompilerà un nuovo documento partendo dal modello, diventando quindi un ottimo strumento non solo per protocollare i documenti già esistenti, ma anche per crearli.

Aziende Settori

6. Aziende / Settori
Tramite la maschera aziende/settori, raggiungibile dagli archivi di base del programma, è possibile gestire il protocollo di più aziende diverse, decidendo eventualmente anche di usare una numerazione separate per ogni azienda.
 
Oppure è possibile dividere i protocolli e le pratiche per settori (aree organizzative) della stessa azienda, decidendo anche quali utenti possono vedere e gestire i documenti e le pratiche di quali settori.
Ad esempio solo gli utenti dell'amministrazione potranno vedere i documenti associati al settore "amministrazione".

Opzioni

7. Opzioni e utility
Dalla scheda Opzioni e utility è possibile:
 
- Impostare un percorso per il backup automatico dei dati
 
- Attivare la licenza
 
- Impostare tutte le opzioni del programma che permettono di attivare funzionalità e campi aggiuntivi in modo da poter rendere il programma sempre più vicino alle proprie esigenze
 
- Nella versione Plus, abilitare e visualizzare il log delle operazioni effettuate nel programma dai singoli utenti
 
- Personalizzare a proprio piacimento i colori di tutti i componenti del programma.

Titolario

8. Titolario di classificazione
Nella versione Plus di Protocollo Facile è possibile costruire un titolario per classificare i protocolli.
 
Il titolario di classificazione può essere suddiviso in titoli, classi e sottoclassi.
 
Per ogni titolo, classe o sottoclasse è anche possibile definire un oggetto predefinito che verrà applicato al protocollo quando verrà classificato.
 
Per i titoli, le classi e le sottoclassi si può definire se devono essere numerati con numeri romani, numeri arabi o lettere in modo da poter far generare poi un numero di protocollo alfanumerico personalizzato.

3 versioni per aziende di tutte le taglie

La modularità con cui Protocollo Facile è stato concepito lo rende adatto a realtà aziendali di qualsiasi dimensione ed esigenza: dalla piccola ditta individuale alla grande S.p.a., così come da professionisti, associazioni, ordini professionali, banche, sindacati, cliniche, fondazioni....
 
Per la gestione del protocollo informatico nelle pubbliche amministrazioni è disponibile il software Protocollo PA

A chi si rivolge:
privati, piccole aziende e associazioni.
Funzionalità: Gestione base del protocollo della corrispondenza.

Per ogni documento il programma assegna automaticamente un numero di protocollo progressivo ed è possibile memorizzare:
  • data protocollo
  • tipo di corrispondenza
  • tipo di documento
  • entrata/uscita
  • oggetto
  • data documento
  • mittente/destinatario
  • note

Per ogni documento protocollato è possibile inoltre associare un numero illimitato di file, per i documenti già in formato digitale (email, pdf, doc, etc..), o scansioni se si tratta di un documento cartaceo.

Il potente motore di ricerca interno per trovare qualsiasi documento protocollato con pochi click.

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A chi si rivolge:
piccole e medie aziende, studi e ordini professionali.
Funzionalità: La versione Full contiene tutte le funzionalità della Light ed in più:
  • Gestione multiazienda e multisettore.
  • Gestione delle pratiche.
  • Interfacciamento con i principali programmi di gestione email per inviare email e allegati dall'interno del programma e protocollare email in ingresso con un semplice trascinamento (drag & drop).
  • Protocollo di fatture elettroniche e compilazione automatica dei campi con un semplice trascinamento (drag & drop).
  • Stampa di etichette con codice a barre.
  • Creazione di modelli di documenti dinamici in modo da far precompilare automaticamente al programma i documenti da produrre.
  • Gestione delle notifiche dei protocolli e delle pratiche ad altri utenti del programma in modo da poter smistare i documenti in azienda a seconda della competenza, creare uno scadenzario per le pratiche (con l'autonotifica) e smistare il lavoro tra i vari operatori.
  • Scansione multipla: possibilità di scansionare più fogli in un unico passaggio con scanner dotati del dispositivo di alimentazione automatica dei fogli e creazione pdf.
  • Chat interna tra gli utenti del programma
  • Invio di SMS ad un contatto o ad una lista
  • Tantissime altre funzionalità...

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A chi si rivolge:
medie/grandi aziende con necessità di gestione avanzata di documenti e pratiche.
Funzionalità: La versione Plus contiene tutte le funzionalità della Light, della Full ed in più:
  • Titolario di classificazione. Si può creare un titolario di classificazione strutturato ad albero fino a tre livelli suddiviso in titoli, classi e sottoclassi per classificare i protocolli.
  • Possibilità di far generare dal programma un numero di protocollo alfanumerico completamente personalizzabile nei campi inseribili e nei relativi separatori.
  • Possibilità di abilitare il Log di tutte le operazioni effettuate sui protocolli dagli utenti del programma.
  • Annullamento del protocollo: è possibile annullare un protocollo specificando il motivo.
  • Firma digitale e applicazione di una marca temporale sui documenti, direttamente dall'interno di Protocollo Facile grazie all'interfacciamento con il software Dike della Infocert.
  • Impronta SHA1: registrazione dell'impronta SHA1 del file associato al protocollo.
  • Approvazione documento: processo per l'approvazione di un documento da parte degli utenti abilitati.
  • Gestione avanzata pratiche: con possibilitÓ di gestire gli stati delle pratiche, le attività e le scadenze multiple.

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